Integritetspolicy

Vem ansvarar för dina uppgifter

Kodivo är en enskild firma som driver webbplatsen kodivo.se och kundportalen app.kodivo.se, och är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som samlas in där. Det betyder att vi bestämmer varför och hur uppgifterna behandlas, och att det är oss du vänder dig till om du har frågor.

Du når oss på kontakt@kodivo.se.

Policyn gäller kodivo.se, kontona i kundportalen och de kontakter vi har med dig direkt. För de assistenter vi bygger och driver åt kunder är det kunden som är personuppgiftsansvarig och Kodivo som är personuppgiftsbiträde. Det gäller också samtalen, statistiken och kontaktuppgifterna som kunden ser i kundportalen. Den behandlingen regleras av personuppgiftsbiträdesavtalet mellan oss och kunden, se när vi bygger assistenter åt företag och kundportalen.

Information vi samlar in

Vi samlar bara in det vi behöver för att kunna svara dig och sköta vårt arbete. I praktiken handlar det om fyra saker.

• Uppgifter du själv lämnar. Namn, e-postadress, telefonnummer, företagsinformation och det du väljer att skriva i ett meddelande, i kontaktformuläret, i bokningschatten eller i chatten.
• Tekniska uppgifter från webbservern. När din webbläsare hämtar en sida noterar servern hos vår webbleverantör automatiskt sådant som IP-adress, tidpunkt, vilken sida som hämtades och vilken webbläsare du använder. Det gör alla webbservrar, och uppgifterna används för drift och säkerhet. Vi har ingen besöksmätning installerad på kodivo.se, alltså varken Google Analytics eller något liknande verktyg, och vi bygger ingen profil av ditt besök.
• Teknisk information som sidan behöver för att fungera. Till exempel att din webbläsare minns att du redan sett startanimationen, och att chattrutan hänger ihop när du byter sida. Allt sådant står under cookies och lokal lagring.
• Uppgifter om ditt konto i kundportalen. Har ditt företag bjudit in dig får vi din e-postadress, ditt namn om du anger det, vilket företag du hör till och vilken roll du har. Vi sparar också när du loggar in, och en aktivitetslogg över vad som görs i portalen, till exempel när ett samtal öppnas eller en uppgift ändras.

Vi ber dig aldrig om känsliga personuppgifter, alltså uppgifter om hälsa, religion, politisk uppfattning, fackligt medlemskap eller liknande. Skriv inte sådana uppgifter i chatten eller i ett meddelande till oss.

Hur vi använder din information

Vi använder din information endast för att:

• svara på dina frågor eller meddelanden
• kommunicera om potentiella samarbeten, projekt eller tjänster
• förbättra upplevelsen på webbplatsen och i chatten
• skicka relevant information till det företag du interagerar med via chatten
• ge dig och ditt företag tillgång till kundportalen, och skicka mejl som hör till den, till exempel inbjudningar, nya lösenord och besked om en ny månadsrapport
• skydda kundportalen mot obehörig åtkomst, och kunna se vem som gjort vad om något behöver utredas
• uppfylla krav som lagen ställer på oss, till exempel bokföringsregler

Vi kommer aldrig att sälja, hyra ut eller dela din personliga information med tredje part utan ditt samtycke. Vi profilerar dig inte, och vi fattar inga automatiserade beslut som får rättsliga följder för dig.

Rättslig grund för behandlingen

Dataskyddsförordningen kräver att varje behandling vilar på en rättslig grund. Vi stödjer oss på fyra:

• Samtycke. När du självmant skriver till oss i chatten eller i ett formulär. Du kan när som helst ta tillbaka ditt samtycke.
• Berättigat intresse. När vi håller webbplatsen i drift och skyddar den mot missbruk, alltså webbserverns tekniska loggar. Även när du som anställd hos en kund får ett konto i kundportalen, och när vi för en aktivitetslogg över portalen. Det behövs för att den tjänst ditt företag köpt ska fungera och vara skyddad. Vi har vägt vårt intresse mot din integritet och samlar därför in så lite som möjligt.
• Fullgörande av avtal, eller åtgärder inför ett avtal. När vi diskuterar eller utför ett uppdrag åt dig.
• Rättslig förpliktelse. När lagen kräver att vi sparar något, till exempel underlag för bokföring.

Chatten på webbplatsen

På kodivo.se kan du prata med en AI-assistent av samma slag som vi bygger åt våra kunder. Det du skriver där behandlas på samma sätt som ett meddelande till oss.

Chatten startar bara om du har godkänt det, se cookies och lokal lagring. När den startar, redan innan du har skrivit något, laddas chattrutans program från plattformen och en session öppnas där. Då skickas ett id för din webbläsare och sidans språk. Allt du sedan skriver skickas till plattformen och sparas som en samtalslogg i vårt konto där.

Informationen skickas till den tekniska plattform vi använder för att driva assistenten. Plattformen behandlar uppgifterna för vår räkning och enligt våra instruktioner, och använder dem inte för egna ändamål. Vi använder den för att säkerställa korrekt funktionalitet, datasäkerhet och leverans av meddelanden.

När vi bygger assistenter åt företag

Kodivo säljer till företag och organisationer, inte till privatpersoner. När vi bygger en AI-assistent åt en kund och assistenten används på kundens egen webbplats, är det kunden som är personuppgiftsansvarig för samtalen med sina besökare. Kodivo behandlar då uppgifterna för kundens räkning, som personuppgiftsbiträde.

Vad assistenten får komma åt, vilka underleverantörer som används och hur länge samtalen sparas regleras i avtalet med respektive kund. Är du besökare på en sådan webbplats hittar du företagets egen integritetspolicy där.

Plattformen som driver assistenterna använder språkmodeller från externa AI-leverantörer för att formulera svaren. Mejladresser, telefonnummer, personnummer och liknande uppgifter maskeras innan meddelandet används vidare. Hur det går till står på säkerhetssidan.

Kundportalen app.kodivo.se

Våra kunder loggar in på app.kodivo.se för att se hur deras AI-assistent används. Ett konto går bara att få genom en inbjudan, och den som loggar in ser bara sitt eget företags uppgifter.

För kontona är Kodivo personuppgiftsansvarig. För allt som rör kundens besökare är kunden personuppgiftsansvarig och Kodivo personuppgiftsbiträde. Så här behandlas besökarnas uppgifter i portalen:

• Statistik över samtalen. Antal samtal, meddelanden och besökare, och för varje samtal tidpunkt, land, typ av enhet och antal meddelanden. Vad som skrevs sparas inte hos oss.
• Hela samtal, när någon öppnar dem. Texten hämtas från plattformen i samma ögonblick och sparas inte hos oss. Mejladresser, telefonnummer, personnummer, kortnummer, länkar och liknande maskeras innan texten visas. Varje gång någon öppnar ett samtal loggas det.
• AI-analys av samtalen. En AI-tjänst från en extern leverantör läser varje samtal, med samma uppgifter maskerade, och skriver en kort sammanfattning, ett ämne och en bedömning av om assistenten kunde hjälpa till. Leverantören får inte använda uppgifterna för att träna sina modeller. Bedömningen är automatisk och kan bli fel. Den används bara för att förbättra assistenten, aldrig för beslut om en enskild besökare.
• Leads. Kontaktuppgifter som en besökare själv lämnar i chatten för att bli kontaktad sparas, så att kunden kan se dem och följa upp.
• Månadsrapporter. Ett utkast skrivs med hjälp av AI, och vi läser och redigerar det innan kunden får se det.
• Företagsinformation och ändringsförfrågningar. Det kunden själv skriver in. Ändringar i företagsinformationen granskas av oss innan de når assistenten.
• Testchatten. Kundens egna provsamtal med assistenten. Vi sparar bara svarstid och om något gick fel, inte vad som skrevs.

Mejl från portalen, alltså inbjudningar, nya lösenord och besked om nya rapporter och ärenden, skickas via vår e-postleverantör.

Cookies och lokal lagring

kodivo.se sätter inga cookies. Det som sparas ligger i webbläsarens lokala lagring (localStorage och sessionStorage), som omfattas av samma regler som cookies. Vi använder ingen lagring för marknadsföring eller besöksmätning, och vi följer dig inte mellan olika webbplatser.

Första gången du besöker sajten får du välja mellan Godkänn alla och Bara nödvändiga. Du kan ändra ditt val när som helst under Cookieinställningar, som också finns i sidfoten.

Nödvändig lagring används alltid, eftersom sidan inte fungerar som du förväntar dig utan den. Inget av det lämnar din webbläsare:

• Ditt cookieval. Så att vi inte frågar igen vid varje besök. Sparas i tolv månader.
• Sidans läge. Att du redan sett startanimationen, och om chattrutan är öppen och vilken flik som visas. Försvinner när du stänger webbläsaren.

Chatten kräver ditt samtycke. Den startar bara om du väljer Godkänn alla, eller godkänner direkt i chattrutan. Då sparas det här:

• Plattformens id för din webbläsare, och din ljudinställning om du ändrar den. Ligger kvar tills du rensar webbplatsdata eller väljer Bara nödvändiga.
• Plattformens sessionsdata för det pågående samtalet. Försvinner när du stänger webbläsaren.
• Ett slumpat id från oss, som skickas till plattformen för att hålla ihop dina samtal. Det innehåller inget om dig och byts ut när du börjar om i chatten.
• En kopia av din chatthistorik. Ligger bara i din webbläsare, så att du kan läsa tidigare samtal under fliken Historik. Kopian rensas av sig själv efter 30 dagar, och du kan rensa den själv med knappen i samma flik.

Väljer du Bara nödvändiga startas chatten inte, och ingenting skickas till plattformen. Har du tidigare godkänt raderas id:n, sessionsdata och historikkopian från din webbläsare när du ändrar valet. Samtal som redan skickats finns kvar i vårt konto hos plattformen. Vill du att vi raderar dem räcker det att du hör av dig, se dina rättigheter.

Så länge chatten inte har startat hämtar webbplatsen inga filer från andra servrar. Allt som sidan behöver för att visas ligger på vår egen domän, så din IP-adress lämnas inte vidare bara för att du öppnar en sida. När chatten startar laddas dess program från plattformen, och då når din IP-adress plattformens servrar.

Kundportalen app.kodivo.se sätter inte heller några cookies och har ingen besöksmätning. När du loggar in sparas din inloggning i webbläsarens lokala lagring, så att du inte behöver logga in vid varje sidbyte. Den är nödvändig för att portalen ska fungera och tas bort när du loggar ut. Korta besked på skärmen och demoläget ligger i sessionStorage och försvinner när du stänger fliken.

Du kan också blockera och radera lagrad webbplatsdata i din webbläsares inställningar.

Vilka som kan få tillgång

Det du skickar till oss är bara tillgängligt för oss, och för det företag du pratar med när chatten sitter på en kunds webbplats. Utöver det anlitar vi ett fåtal leverantörer som behandlar uppgifter för vår räkning:

• webbhotellet som driver kodivo.se och app.kodivo.se
• databasen och inloggningstjänsten bakom kundportalen, som har sina servrar i EU
• plattformen som driver AI-assistenten, och de AI-leverantörer vars språkmodeller plattformen använder
• formulärtjänsten som tar emot det du skickar i kontaktformuläret och i bokningschatten och skickar det vidare till vår e-post
• AI-leverantören som analyserar samtalen i kundportalen och hjälper till med utkasten till månadsrapporterna
• vår e-postleverantör

Den som har ett konto i kundportalen ser bara uppgifter om sitt eget företag.

Leverantörerna behandlar uppgifterna för vår räkning och får bara använda dem för att utföra tjänsten åt oss. Plattformen som driver assistenten behandlar uppgifterna på servrar i USA. Överföringen sker med EU-kommissionens standardavtalsklausuler som skyddsåtgärd, och de omfattar personuppgifter från EES, inklusive samtalsloggarna från chatten. AI-leverantören som analyserar samtalen kan behandla uppgifterna utanför EES. Överföringen sker då med EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller med stöd av kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå för USA (EU-U.S. Data Privacy Framework). Sker någon annan behandling utanför EU och EES gör den det med samma slags skyddsåtgärder.

Vi kan också behöva lämna ut uppgifter om en myndighet kräver det med stöd av lag.

Hur länge vi sparar informationen

Vi sparar inte uppgifter längre än vi behöver dem.

• Meddelanden och förfrågningar som inte leder vidare. Upp till tolv månader, så att vi kan följa upp en tidigare kontakt.
• Uppgifter kopplade till ett uppdrag. Så länge samarbetet pågår, och därefter så länge lagen kräver. Bokföringsunderlag sparas i sju år.
• Webbserverns tekniska loggar. Så länge vår webbleverantör behåller dem för drift och säkerhet. Vi läser dem inte för att analysera besökare och sammanställer ingen besöksstatistik ur dem.

I kundportalen gäller de här tiderna:

• Konto i kundportalen. Så länge ditt företag vill att du ska ha tillgång. Kontot tas bort när kunden ber om det, och senast när avtalet upphör.
• Aktivitetsloggen. Tolv månader.
• Uppgifter om varje samtal. Tidpunkt, land, enhet, antal meddelanden, ämne och AI:ns bedömning sparas i 13 månader, så att statistiken går att jämföra med samma månad året innan.
• AI-sammanfattningarna. 35 dagar.
• Själva samtalstexten. Sparas inte hos oss. Den finns hos plattformen så länge som avtalet med kunden anger, och raderas när avtalet upphör.
• Leads. Tills kunden tar bort dem i kundportalen eller ber oss radera dem, och senast när avtalet upphör.
• Testchattens logg och tekniska loggar från hämtningen av statistik. Mellan 30 och 90 dagar.
• Månadsrapporter, företagsinformation och ändringsförfrågningar. Så länge avtalet pågår.

Vill du att vi raderar något tidigare räcker det att du hör av dig.

Säkerhet

kodivo.se är SSL-säkrad med HTTPS, vilket innebär att trafiken mellan din webbläsare och webbplatsen är krypterad. Du ser det på hänglåset i adressfältet.

Information du lämnar lagras säkert och är bara åtkomlig för dem som behöver den för sitt arbete. Ingen teknisk lösning är helt utan risk, men vi väljer leverantörer och rutiner med den utgångspunkten. Skulle en incident ändå inträffa och innebära en risk för dig anmäler vi den till Integritetsskyddsmyndigheten och informerar dig när lagen kräver det.

Kundportalen kräver inloggning, och att en kund bara ser sina egna uppgifter styrs i databasen, inte bara i gränssnittet. Nycklarna till plattformen ligger krypterade och skickas aldrig till webbläsaren.

Skriver någon en känslig uppgift i chattfönstret maskeras den innan meddelandet används vidare. Vad som fångas och var gränsen går står på sidan om säkerhet och integritet.

Dina rättigheter

Du har rätt att:

• få veta vilka uppgifter vi har om dig, och begära en kopia av dem
• få felaktiga eller ofullständiga uppgifter rättade
• be oss radera din personliga information
• begära att vi begränsar behandlingen medan en fråga utreds
• invända mot behandling som vi stödjer på berättigat intresse
• få ut de uppgifter du själv lämnat i ett maskinläsbart format, och få dem överförda till någon annan
• återkalla ett samtycke du har gett, när som helst, utan att det påverkar behandling som redan skett

För att utöva dessa rättigheter, skicka bara ett e-postmeddelande till kontakt@kodivo.se. Det kostar ingenting, och vi svarar normalt inom en månad.

Gäller din fråga ett samtal med ett annat företags assistent, eller kontaktuppgifter du lämnat där, vänder du dig i första hand till det företaget. Det är de som är personuppgiftsansvariga, och vi hjälper dem att svara dig.

Är du inte nöjd med hur vi hanterat dina uppgifter har du rätt att klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten, som är tillsynsmyndighet i Sverige. Deras kontaktuppgifter finns på imy.se.

Länkar till andra webbplatser

På kodivo.se finns länkar till andra sidor, till exempel grundarnas profiler på LinkedIn. När du klickar dig vidare gäller den sidans egen integritetspolicy, inte vår. Vi ansvarar inte för hur andra hanterar dina uppgifter.

Barn och unga

Webbplatsen riktar sig till företag och yrkesverksamma, inte till barn. Vi samlar inte medvetet in uppgifter om barn under tretton år. Är du vårdnadshavare och tror att ditt barn lämnat uppgifter till oss, hör av dig så raderar vi dem.

Ändringar i denna policy

Vi kan uppdatera denna integritetspolicy vid behov, till exempel om vi börjar använda ett nytt verktyg. Eventuella ändringar kommer att publiceras här med ett nytt datum högst upp. Rör ändringen något väsentligt informerar vi dig på ett tydligare sätt än så.

Kontakt

Har du frågor om denna integritetspolicy eller om hur vi hanterar dina uppgifter, hör av dig till kontakt@kodivo.se. Vi svarar gärna.