Integritetspolicy

Vem ansvarar för dina uppgifter

Kodivo är en enskild firma som driver webbplatsen kodivo.se, och är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som samlas in här. Det betyder att vi bestämmer varför och hur uppgifterna behandlas, och att det är oss du vänder dig till om du har frågor.

Du når oss på kontakt@kodivo.se.

Information vi samlar in

Vi samlar bara in det vi behöver för att kunna svara dig och sköta vårt arbete. I praktiken handlar det om tre saker.

• Uppgifter du själv lämnar. Namn, e-postadress, telefonnummer, företagsinformation och det du väljer att skriva i ett meddelande, i kontaktformuläret, i bokningschatten eller i chatten.
• Tekniska uppgifter från webbservern. När din webbläsare hämtar en sida noterar servern hos vår webbleverantör automatiskt sådant som IP-adress, tidpunkt, vilken sida som hämtades och vilken webbläsare du använder. Det gör alla webbservrar, och uppgifterna används för drift och säkerhet. Vi har ingen besöksmätning installerad på kodivo.se, alltså varken Google Analytics eller något liknande verktyg, och vi bygger ingen profil av ditt besök.
• Teknisk information som sidan behöver för att fungera. Till exempel att din webbläsare minns att du redan sett startanimationen, och att chattrutan hänger ihop när du byter sida. Allt sådant står under cookies och lokal lagring.

Vi ber dig aldrig om känsliga personuppgifter, alltså uppgifter om hälsa, religion, politisk uppfattning, fackligt medlemskap eller liknande. Skriv inte sådana uppgifter i chatten eller i ett meddelande till oss.

Hur vi använder din information

Vi använder din information endast för att:

• svara på dina frågor eller meddelanden
• kommunicera om potentiella samarbeten, projekt eller tjänster
• förbättra upplevelsen på webbplatsen och i chatten
• skicka relevant information till det företag du interagerar med via chatten
• uppfylla krav som lagen ställer på oss, till exempel bokföringsregler

Vi kommer aldrig att sälja, hyra ut eller dela din personliga information med tredje part utan ditt samtycke. Vi profilerar dig inte, och vi fattar inga automatiserade beslut som får rättsliga följder för dig.

Rättslig grund för behandlingen

Dataskyddsförordningen kräver att varje behandling vilar på en rättslig grund. Vi stödjer oss på fyra:

• Samtycke. När du självmant skriver till oss i chatten eller i ett formulär. Du kan när som helst ta tillbaka ditt samtycke.
• Berättigat intresse. När vi håller webbplatsen i drift och skyddar den mot missbruk, alltså webbserverns tekniska loggar. Vi har vägt vårt intresse mot din integritet och samlar därför in så lite som möjligt.
• Fullgörande av avtal, eller åtgärder inför ett avtal. När vi diskuterar eller utför ett uppdrag åt dig.
• Rättslig förpliktelse. När lagen kräver att vi sparar något, till exempel underlag för bokföring.

Chatten på webbplatsen

På kodivo.se kan du prata med en AI-assistent av samma slag som vi bygger åt våra kunder. Det du skriver där behandlas på samma sätt som ett meddelande till oss.

Informationen skickas till den tekniska plattform vi använder för att driva assistenten. Plattformen behandlar uppgifterna för vår räkning och enligt våra instruktioner, och använder dem inte för egna ändamål. Vi använder den för att säkerställa korrekt funktionalitet, datasäkerhet och leverans av meddelanden.

När vi bygger assistenter åt företag

Kodivo säljer till företag och organisationer, inte till privatpersoner. När vi bygger en AI-assistent åt en kund och assistenten används på kundens egen webbplats, är det kunden som är personuppgiftsansvarig för samtalen med sina besökare. Kodivo behandlar då uppgifterna för kundens räkning, som personuppgiftsbiträde.

Vad assistenten får komma åt, vilka underleverantörer som används och hur länge samtalen sparas regleras i avtalet med respektive kund. Är du besökare på en sådan webbplats hittar du företagets egen integritetspolicy där.

Plattformen som driver assistenterna använder språkmodeller från externa AI-leverantörer för att formulera svaren. Mejladresser, telefonnummer, personnummer och liknande uppgifter maskeras innan meddelandet används vidare. Hur det går till står på säkerhetssidan.

Cookies och lokal lagring

Vi använder inga cookies för marknadsföring, och vi följer dig inte mellan olika webbplatser. Det som lagras i din webbläsare är:

• Nödvändig lagring för att sidan ska fungera. Vi sparar en notering om att du redan sett startanimationen, så att den inte spelas upp igen under samma besök, och om chattrutan är öppen. Noteringarna försvinner när du stänger webbläsaren.
• Lagring som chatten behöver. Chattrutan sparar ett slumpat id i din webbläsare, så att samtalet hänger ihop när du byter sida. Id:t innehåller inget om dig och byts ut när du börjar om eller avslutar chatten. Plattformen bakom assistenten sparar också den pågående konversationen i webbläsaren så länge fliken är öppen.
• En kopia av din chatthistorik. Chattrutan sparar en kopia av dina tidigare samtal i din egen webbläsare, så att du kan läsa dem igen under fliken Historik. Kopian rensas av sig själv efter 30 dagar, och du kan rensa den själv när som helst med knappen i samma flik. Att kopian försvinner betyder inte att samtalet är borta hos oss. Själva samtalet skickas till plattformen bakom assistenten, se avsnittet om chatten ovan.

Så länge du inte öppnar chatten hämtar webbplatsen inga filer från andra servrar. Allt som sidan behöver för att visas ligger på vår egen domän, så din IP-adress lämnas inte vidare bara för att du öppnar en sida. När du öppnar chatten laddas chattrutans program från plattformen bakom assistenten, och då når din IP-adress den plattformens server.

Du kan blockera och radera cookies och annan lagrad webbplatsdata i din webbläsares inställningar. Vissa delar av webbplatsen, framför allt chatten, kan då sluta fungera som de ska.

Vilka som kan få tillgång

Det du skickar till oss är bara tillgängligt för oss, och för det företag du pratar med när chatten sitter på en kunds webbplats. Utöver det anlitar vi ett fåtal leverantörer som behandlar uppgifter för vår räkning:

• webbhotellet som driver kodivo.se
• plattformen som driver AI-assistenten, och de AI-leverantörer vars språkmodeller plattformen använder
• formulärtjänsten som tar emot det du skickar i kontaktformuläret och i bokningschatten och skickar det vidare till vår e-post
• vår e-postleverantör

Leverantörerna behandlar uppgifterna för vår räkning och får bara använda dem för att utföra tjänsten åt oss. Sker någon behandling utanför EU och EES gör den det med de skyddsåtgärder som dataskyddsförordningen kräver, i regel EU-kommissionens standardavtalsklausuler.

Vi kan också behöva lämna ut uppgifter om en myndighet kräver det med stöd av lag.

Hur länge vi sparar informationen

Vi sparar inte uppgifter längre än vi behöver dem.

• Meddelanden och förfrågningar som inte leder vidare. Upp till tolv månader, så att vi kan följa upp en tidigare kontakt.
• Uppgifter kopplade till ett uppdrag. Så länge samarbetet pågår, och därefter så länge lagen kräver. Bokföringsunderlag sparas i sju år.
• Webbserverns tekniska loggar. Så länge vår webbleverantör behåller dem för drift och säkerhet. Vi läser dem inte för att analysera besökare och sammanställer ingen besöksstatistik ur dem.

Vill du att vi raderar något tidigare räcker det att du hör av dig.

Säkerhet

kodivo.se är SSL-säkrad med HTTPS, vilket innebär att trafiken mellan din webbläsare och webbplatsen är krypterad. Du ser det på hänglåset i adressfältet.

Information du lämnar lagras säkert och är bara åtkomlig för dem som behöver den för sitt arbete. Ingen teknisk lösning är helt utan risk, men vi väljer leverantörer och rutiner med den utgångspunkten. Skulle en incident ändå inträffa och innebära en risk för dig anmäler vi den till Integritetsskyddsmyndigheten och informerar dig när lagen kräver det.

Skriver någon en känslig uppgift i chattfönstret maskeras den innan meddelandet används vidare. Vad som fångas och var gränsen går står på sidan om säkerhet och integritet.

Dina rättigheter

Du har rätt att:

• få veta vilka uppgifter vi har om dig, och begära en kopia av dem
• få felaktiga eller ofullständiga uppgifter rättade
• be oss radera din personliga information
• begära att vi begränsar behandlingen medan en fråga utreds
• invända mot behandling som vi stödjer på berättigat intresse
• få ut de uppgifter du själv lämnat i ett maskinläsbart format, och få dem överförda till någon annan
• återkalla ett samtycke du har gett, när som helst, utan att det påverkar behandling som redan skett

För att utöva dessa rättigheter, skicka bara ett e-postmeddelande till kontakt@kodivo.se. Det kostar ingenting, och vi svarar normalt inom en månad.

Är du inte nöjd med hur vi hanterat dina uppgifter har du rätt att klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten, som är tillsynsmyndighet i Sverige. Deras kontaktuppgifter finns på imy.se.

Länkar till andra webbplatser

På kodivo.se finns länkar till våra konton i sociala medier, och ibland till andra sidor. När du klickar dig vidare gäller den sidans egen integritetspolicy, inte vår. Vi ansvarar inte för hur andra hanterar dina uppgifter.

Barn och unga

Webbplatsen riktar sig till företag och yrkesverksamma, inte till barn. Vi samlar inte medvetet in uppgifter om barn under tretton år. Är du vårdnadshavare och tror att ditt barn lämnat uppgifter till oss, hör av dig så raderar vi dem.

Ändringar i denna policy

Vi kan uppdatera denna integritetspolicy vid behov, till exempel om vi börjar använda ett nytt verktyg. Eventuella ändringar kommer att publiceras här med ett nytt datum högst upp. Rör ändringen något väsentligt informerar vi dig på ett tydligare sätt än så.

Kontakt

Har du frågor om denna integritetspolicy eller om hur vi hanterar dina uppgifter, hör av dig till kontakt@kodivo.se. Vi svarar gärna.