Biträdesavtal
Finns ett personuppgiftsbiträdesavtal, och vilka underbiträden används?
Guide
AI i kundtjänsten och GDPR.
Folk skriver saker i ett chattfönster som de aldrig hade skrivit i ett mejl. Namn, ordernummer, adresser och ibland personnummer. När en AI-assistent tar emot det gäller samma regler som för all annan behandling av personuppgifter, plus några nya. Här är det viktigaste, i den ordning det brukar komma upp.
Guiden är allmän information och ingen juridisk rådgivning. Har ni särskilda krav, prata med er jurist eller ert dataskyddsombud.
01Ansvar
Ni är ansvariga, leverantören är biträde
När assistenten svarar på er hemsida är det ni som är personuppgiftsansvariga för samtalen. Leverantören som bygger och driver assistenten behandlar uppgifterna för er räkning och är personuppgiftsbiträde.
GDPR kräver då ett personuppgiftsbiträdesavtal mellan er (artikel 28). Avtalet ska bland annat säga vad uppgifterna får användas till, hur de skyddas och vad som händer med dem när samarbetet upphör. Fråga också vilka underbiträden leverantören använder, till exempel plattformen bakom assistenten, och var uppgifterna lagras.
02Informera
Berätta för besökarna
Besökarna ska få veta att deras uppgifter behandlas, varför och hur länge (artikel 13). Det görs i er integritetspolicy, gärna med en kort rad i chattrutan som länkar dit.
Sedan den 2 augusti 2026 gäller dessutom EU:s AI-förordning, som kräver att den som pratar med en AI ska få veta det senast vid första kontakten (artikel 50). En assistent som utger sig för att vara en människa är alltså inte bara oärlig, den bryter mot reglerna. Våra assistenter säger alltid att de är en AI.
03Minimera
Samla in så lite som möjligt
GDPR utgår från att man inte behandlar fler uppgifter än man behöver. För en chatt betyder det att assistenten inte ska be om personnummer när ett ordernummer räcker, och att känsliga uppgifter helst ska rensas bort innan de används vidare.
I våra assistenter byts sju sorters uppgifter automatiskt mot stjärnor innan meddelandet används vidare: mejladresser, telefonnummer, personnummer, kortnummer, postnummer, IP-adresser och länkar. Namn och gatuadresser fångas inte, eftersom de ser ut som vilka ord som helst. Så fungerar maskeringen.
04Lagring
Bestäm hur länge samtalen sparas
Uppgifter får inte sparas längre än de behövs. Bestäm en lagringstid för samtalen innan assistenten går live, och se till att den går att följa i praktiken.
Hos oss bestämmer ni lagringstiden, och vi kommer överens om den innan assistenten går live. Statistiken i kundportalen sparas i 13 månader och AI-sammanfattningarna i 35 dagar, och allt raderas när avtalet upphör.
05Rättigheter
Kundernas rättigheter
Den som har chattat med assistenten har rätt att få veta vilka uppgifter ni har om hen, få dem rättade och i många fall raderade. Det kräver att samtalen går att hitta och ta ut.
Alla konversationer i våra assistenter sparas som text och går att exportera, så att ni kan svara på en sådan begäran.
06Checklista
Frågor att ställa till leverantören
Lagring
Var lagras samtalen, och hur länge?
Känsliga uppgifter
Vilka uppgifter rensas bort automatiskt, och vilka gör det inte?
Träning
Används era samtal för att träna leverantörens eller någon annans AI-modeller?
Behörigheter
Vad får assistenten läsa och skriva i era system, och vem bestämmer det?
Avslut
Vad händer med samtalen och materialet när avtalet upphör?
Vill ni ha svaren på de frågorna för vår del? Fråga oss, vi går igenom dem innan ni bestämmer er.
07Kom igång
Gå igenom era krav med oss
På en kort demo visar vi hur en AI-assistent kan svara på era kunders frågor, med ert eget material. Det tar en kvart. Från 3 900 kr i månaden exkl. moms, det exakta priset sätter vi efter demon.